Třeba si „jen“ nepřejete být zrovna rušení. „Vznikla nepsaná dohoda, že budeme vždy k zastižení a druzí mohou vidět, zda jsme on-line. Hodně se to projevuje ve firemním prostředí, kde jsme si zvykli, že na vše musíme okamžitě reagovat,“ konstatuje terapeut Ivo Kotek. Jenže se kvůli tomu hůř soustředíme a roste frustrace a stres na obou komunikačních stranách. Co s tím?
K tématu má co říct copywriterka a autorka knihy Jak na sítě Michelle Losekoot: „Myslím, že lidstvo pracovalo dost dlouho na tom, abychom byli všichni neustále dostupní. Dotáhli jsme to dokonce tak daleko, že nedostupnost se stala společensky neslušnou.“ Když si s ní píšu, vidím v podpisu jejího mailu odkazy na stránky hlavneminevolej.cz a proctitoneberu.cz. Založila je a přidala si je tam proto, aby jednoduše každému sdělila, že si nepřeje být rušená zbytečnými telefonáty a že v tom určitě není nic osobního, když to zrovna nezvedne.
Na uvedené stránce dala dohromady přes 130 dobrých důvodů, proč právě nemůže přijmout hovor. Od těch klasických jako „Jsem na poradě“ nebo „Pospíchám někam jinam“ až po „Mám kocovinu“ nebo „Retrográdní Mars“.
Je naprosto OK nemít náladu zvednout telefon. Opravdu nemusíme reagovat ihned. Reálně se za tu hodinu, kdy si vypneme telefon (nebo nemůžeme najít nabíječku), svět nezboří. Pokud však jde o pracovní komunikaci, je slušné v dohledné době zareagovat. „Na telefonáty kolegů doporučuji reagovat do hodiny,“ říká Ivo Kotek, který poskytuje pomoc s osobními i pracovními problémy prostřednictvím on-line platformy hedepy.cz. „To, že pracujeme z domova, neznamená, že si můžeme jít v klidu posekat trávu během pracovní doby. Jsme tady pro kolegy a oni pro nás, abychom společně dosáhli cílů, na kterých nám záleží.“
Těžce zkoušená koncentrace
Někteří lidé obecně neradi telefonují. My introverti bychom mohli vyprávět… Než někomu zavolám, přemýšlím, jestli není moc brzy, nebo už moc pozdě, jestli zbytečně nebudu rušit. „Synchronní komunikace, tedy taková, kdy s protějškem komunikujete ve stejném čase přímou interakcí, má rozhodně mnoho výhod, nicméně většinu z těchto výhod čerpá ten, který volá,“ říká Michelle Losekoot. „Kromě toho, že budete řešit jeho priority v čase, který vyhovuje jemu, bývá každý nečekaný telefonát jen vyrušením z vaší hluboké práce nebo volného času. A nestojí vás jen délku daného telefonátu, ale také dobu, než informace nebo úkoly z hovoru zpracujete, dostanete hlavu zpět do flow atd. Reálné vyrušení je několikanásobně delší, než je samotný hovor. Pokud vám takto zavolá deset lidí za den, děláte svou práci několikanásobně déle, než kdyby vás nikdo nevyrušoval.“
Ivo Kotek její slova potvrzuje: „Kriticky se snižuje schopnost soustředění a dokončení úkolů. Jsme neustále vyrušováni a mozku zabere nějaký čas, než se dokáže znovu zkoncentrovat na daný úkol. To vyžaduje mnoho mentální energie a na konci se cítíme psychicky vyčerpaní, i když jsme mnoho úkolů nedokončili.“
Aplikace kradou pozornost
Také se pořád rozšiřuje množství funkcí a aplikací, které soupeří o naši pozornost. Teď mi právě vyskočilo oznámení o tom, že je připravená statistika mého používání telefonu během týdne. Nepamatuju si, že bych si takovou funkci vyžádala. Je vážně nutné uživatele automaticky upozorňovat na každou banalitu, a ten pak musí pátrat po tom, kde se to vypíná?
„Do toho vstupují sociální sítě nastavené tak, aby vzbuzovaly pocit, že nám uniká něco důležitého. Stále chodí nové a nové informace. Dostáváme se do obrovského stresu, těžko se nám rozhoduje, co je pro náš život důležité, a kde vlastně začít,“ připomíná terapeut.
Aplikace, které k práci nepotřebujeme, se dají dočasně zablokovat, ale pracovní komunikaci úplně vytěsnit nelze. Michelle Losekoot dává přednost psaní, nekrade tolik pozornost. „V rámci asynchronní komunikace mi můžete napsat zprávu nebo e-mail s tím, co potřebujete vyřešit, a domluvíme se, jestli je vůbec nutné si k tomu volat a kdy si k tomu zavoláme. Já si na to vyhradím čas, připravím si vše potřebné a pro obě strany tak bude komunikace daleko efektivnější.“
U psaní je ale taky potřeba si promyslet, co, komu a proč vlastně píšu. „V poslední době se rozmohl špatný návyk, že každého dáváme do kopie,“ upozorňuje Ivo Kotek. „Jsme zahlceni spoustou mailů, které se nás mnohdy ani netýkají, a čtení nás zdržuje od práce. Rozmyslete si, koho dáváte do kopie. Takový mail by měl přesně definovat, co konkrétně mají s informacemi v mailu adresáti dělat. Pokud nic, proč jim je posílat?“
Když na odpověď spěcháte, je dobré to v mailu nebo zprávě jasně sdělit. Při psaní ovšem nemůžeme čekat odpověd obratem, natož pokud pošleme zprávu mimo běžnou pracovní dobu. Byť třeba díky zvolené technologii vidíme, že dotyčný zprávu četl. „Pokud používáte v práci chatové aplikace pro urychlení provozní komunikace, mějte na paměti, že je to informační nástroj, a druzí nejsou povinni okamžitě reagovat. Dejte druhým i sobě čas, abyste si odpověď rozmysleli a posílali relevantní informace. Tím sobě i druhým prokazujeme respekt k naší práci i času,“ říká terapeut. „Pokud ovšem řešíte kritickou situaci, nebojte se zvednout telefon a obvolat všechny, kteří mohou pomoci. Někomu to asi nebude příjemné, ale jistě pochopí situaci. Důležité je, aby všichni měli správné informace ve správný čas – nezáleží, jakým komunikačním kanálem informace doručíte.“
Domluvte si pravidla
„Mám mnoho kolegů, kteří upřednostňují telefonát, i těch, kteří pouze mailují nebo se radši scházejí naživo. V dnešním světě, kdy vás můžu kontaktovat dvaceti různými způsoby, je možná dobré trochu lidem pomoct a říct: nejlepší a nejefektivnější forma, jak mě kontaktovat, je mailem/po telefonu. Pokud jim ten návod nedáte, neměli byste se vztekat, že si vyberou komunikační kanál, který je vám nepříjemný,“ vysvětluje Michelle Losekoot. „Neříkám, ať si přestaneme volat úplně. Říkám, abychom začali mít respekt k času a pozornosti druhých a zvážili, jestli je opravdu nutné někoho právě teď právě s tímhle vyrušit jen proto, že můžu. A že pokaždé, když se na hovoru předem domluvíme, bude naše komunikace kvalitnější.“
